Kamis, 03 April 2008

WAKTUNYA BER-ON-LINE

Bagi sebagian orang, komputer adalah benda aneh yang canggih bagaikan bola kristal seorang penyihir atau peramal, tetapi di sisi lain pada benak kebanyakan orang, komputer adalah barang yang sangat sederhana yang merupakan mesin tik yang canggih. Mungkin karena letak-letak huruf pada papan (keyboard) serupa dengan letak huruf pada mesin tik dan kebanyakan orang menggunakan komputer hanya untuk mengetik. Setidaknya komputer serupa dengan mesin tik ketika digunakan untuk mengetik surat.

Komputer menjadi benda yang semakin ajaib ketika berhubungan dengan internet atau jaringan lokal. Kok bisa sih, sebuah benda yang bernama komputer mengirimkan tulisan yang diketik dengan papan tik kepada seseorang yang juga memiliki benda serupa nun jauh disana?

Bagaimana mungkin sebuah komputer yang hanya terhubung ke saluran telepon kemudian bisa menampilkan berbagai macam gambar diam maupun gambar bergerak dan masih ditambah suara? Kalo ini komputer dilihat sebagai televisi. Komputer memang seperti televisi, paling tidak jika melihat sosok monitornya. Dan sesungguhnya monitor komputer sama dengan pesawat televisi, hanya monitor komputer tidak dilengkapi alat penerima gelombang televisi.

Bagaimana memaksimalkan manfaat komputer dan tidak “merendahkan” komputer dengan menyamakannya dengan mesin tik?

Sepuluh tahun yang lalu, di kantor kita, baik di pusat maupun di perwakilan, dengan pegawai beberapa puluh atau bahkan ratusan, mungkin hanya dilengkapi beberapan unit komputer saja yang dimanfaatkan untuk mengetik surat, mengetik LHP, dan laporan lainnya. Laporan itu kemudian dicetak dengan menggunakan printer dot-matrix yang suaranya memekakkan telinga dan jika malam ”mengundang” pencuri untuk datang.

Sekarang seperangkat peralatan komputer dengan printer berkualitas laser merupakan perlengkapan kerja standar di setiap unit kerja di lingkungan BPKP. Hampir seluruh unit kerja BPKP baik di Pusat maupun di Perwakilan telah melengkapi komputer di setiap ruangan dengan akses ke jaringan intranet yang boleh dikatakan tanpa batas. Mungkin sebagian lainnya masih membatasi penyediaan akses intranet ini. “Kalau diberi akses intranet, pegawai tidak produktif karena setiap saat browsing dan chatting aja kerjaannya,” demikian komentar dari beberapa orang – mungkin juga termasuk Anda.

Komputer diciptakan untuk meningkatkan produktivitas bukan menurunkan produktivitas. Jika menggunakan komputer malahan menurunkan produktivitas, ada yang salah dengan pola pikir dan cara kerja pegawai atau salah memanfaatkan komputer. Lalu bagaimana memanfaatkan komputer untuk meningkatkan produktivitas?

Produktivitas sangat erat hubungannya dengan kondisi kesehatan. Posisi duduk yang salah ketika kerja menggunakan komputer bisa menyebabkan sakit pinggang, sakit leher, dan mata. Jika terdapat keluhan atas penggunaan komputer seperti sakit leher atau sakit pinggang atau mata perih, pasti ada yang salah dalam posisi dalam bekerja. Karena itu, atur posisi duduk di depan komputer yang paling nyaman.

Posisi duduk yang baik adalah posisi tubuh tegak, kepala dan badan menghadap ke depan. Berarti monitor dan keyboard harus berada di depan, jangan meletakkan monitor di sisi sebelah kiri atau kanan. Juga jangan meletakkan monitor lebih tinggi atau lebih rendah dari pandangan. Usahakan posisi keyboard pas ketika sudut siku kita berada dalam posisi 90 derajat. Supaya bisa memposisikan komputer (terutama monitor) dengan pas, memang diperlukan penyediaan meja kerja yang cocok.

Monitor komputer yang sangat terang bisa membuat mata cepat lelah dan menjadi merah teriritasi. Jadi selama 10 menit dalam setiap beberapa jam, alihkan pandangan ke titik yang jauh untuk mengistirahatkan mata agar tidak berakomodasi terlalu lama.

Kelengkapan piranti keras komputer bisa menambah produktivitas. Misalnya, speaker dan CD drive untuk mendengarkan musik. Suara musik di latar belakang yang ringan bagi sebagian orang membuat mudah berkonsentrasi saat bekerja, sebagian lainnya lebih produktif jika tidak ada suara sama sekali. Jika hanya sendiri dalam ruangan, putarlah lagu kesukaan untuk membuat suasana menjadi nyaman. Jika tidak sendiri di satu ruangan, supaya tidak mengganggu rekan kerja gunakan headphone untuk mendengarkan lagu kesukaan. Hindarilah persaingan suara dalam memutar lagu pada suatu ruangan. Ingat kita sedang bekerja bukan sedang menarik pelanggan untuk membeli kaset atau album seperti di toko-toko kaset.

Kelengkapan piranti lunak (software) juga bisa meningkatkan produktivitas kerja. Tetapi yang juga penting adalah bagaimana memanfaatkan piranti lunak itu secara maksimal. Buatlah catatan-catatan langkah-langkah praktis dalam mengoperasikan piranti lunak yang ada dalam buku notes atau catatan kecil lainnya agar kerja kita tidak terganggu akibat kesulitan kecil mengoperasikan piranti lunak itu.

Komputer di sebagian kantor kita yang telah tersambung dengan jaringan lokal (LAN=Local Area Network) sangat membantu mengefisiensikan waktu kerja maupun menghemat biaya operasional kantor. E-mail kedinasan ketika digunakan untuk mengirim surat, bisa menghemat kertas (tidak perlu dicetak dan dikopi) dan waktu (tidak perlu mengantar/mengirim surat tercetak).

Dokumen laporan setebal 100 halaman tidak perlu dicetak hingga 10 kopi untuk para Pejabat, tapi cukup mengirim file itu melalui LAN ke komputer masing-masing Pejabat dalam waktu sekaligus. Bayangkan jika dokumen itu harus dicetak. Berapa banyak biayanya, dan waktu yang diperlukan mulai dari mencetak, mengkopi, menjilid, dan mengirimkannya ke para Pejabat?

Proses review laporan pun dapat dilakukan secara elektronis dan on-line. Optimalisasi penggunaan fasilitas dari Lotus Notes sangat memungkinkan untuk dilakukan proses review on-line secara real-time. Di sisi lain kegiatan review berjenjang pun akan lebih cepat dan lebih hemat karena dapat dilakukan secara paperless. Permasalahannya sekarang adalah bagaimana kita merubah sedikit saja kebiasaan kita dari review tercetak ke review paperless ini. Fasilitas pada software office produksi Microsoft yang sebagian besar dari kita menggunakannya, sangat memungkinkan untuk dilakukannya hal ini. Bayangkan, berapa ratus juta rupiah yang akan kita hemat dan dapat kita alihkan belanjanya untuk keperluan kantor yang lebih mendesak, apabila kita bersama-sama mulai mengarah kepada proses kerja dan review konsep hasil kerja ini secara on-line dan paperless.

Internet dan Intranet membuat komunikasi antar pegawai dan dengan para stakeholders menjadi begitu bebas dan demokratis. Seringkali berita buruk pertama kali tidak datang pada Pimpinan tapi pada pegawai yang tingkatannya paling rendah.
Pelayanan kantor yang buruk, yang seharusnya diketahui oleh para Pimpinan kita, seringkali berhenti sampai pada satpam. Tetapi dengan adanya akses internet/intranet untuk pegawai, berita buruk mengenai organisasi/kantor bisa segera sampai Pimpinan. Kita sudah bersama-sama membuktikannya dengan berbagi begitu banyak informasi dan cerita dengan memanfaatkan fasilitas mailing list ini yang telah disiapkan oleh Pusinfowas.

Jadi jangan ragu memberikan akses internet dan intranet kepada seluruh pegawai BPKP dan jangan ragu untuk belajar memahami berkomunikasi via komputer baik internet maupun intranet. Dan terima kasih yang tiada terkira untuk Bapak-bapak, Ibu-ibu serta Rekan-rekan di Pusinfowas, Subbag Prolap dan Satgas IT atas bantuan dan kerja kerasnya sehingga kami bisa ber-on-line.

Tidak ada komentar: